| Description du poste : |
Notre client , société de renom situé à Ville St-laurent et offrant une gamme complète d'avantages sociaux est à la recherche d'une Adjointe administrative de direction pour seconder le vice-président principal en exécutant des tâches administratives concourant aux objectifs de la division.
Responsabilités particulières
Ce poste comprend notamment les tâches suivantes :
Gérer l'agenda du vice-président principal, prévoir les rendez-vous, les réunions et les examens des activités commerciales.
Filtrer les appels téléphoniques, diriger les appels vers des tiers dans un esprit d'efficacité; assurer des suivis pour veiller au traitement rapide des demandes.
Accéder aux messageries électronique et vocale du vice-président principal pour en gérer les messages. Lui signaler les questions qui appellent une attention immédiate et intervenir dans les limites de son champ de responsabilité.
Examiner la correspondance reçue et à expédier pour en établir l'ordre de priorité. Faire un suivi auprès des parties intéressées au besoin pour accélérer le traitement des questions en suspens.
Coordonner les réunions trimestrielles ou mensuelles, avec l'équipe canadienne et les partenaires d'affaires aux États-Unis. Réserver les salles de conférence et le matériel audiovisuel nécessaires et commander de la nourriture et des boissons, au besoin.
Prévoir les examens mensuels des activités commerciales avec les subordonnés directs.
Aider le vice-président principal à préparer le sommaire de gestion mensuel.
Collaborer à la préparation de présentations PowerPoint à l'intention de clients internes et externes.
Traduire des documents non techniques, comme des lettres, des notes de service et des avis de nomination (anglais et français).
Assurer la logistique des déplacements (réservation de chambres d'hôtel, location de voiture, billets d'avion), en coordination avec les tiers voyageant avec le vice-président principal.
Établir une méthode de classement efficace et veiller au classement, tenir à jour des dossiers détaillés et confidentiels sur le personnel, ainsi que la documentation de référence.
Tenir à jour un organigramme complexe.
Réunir toute l'information nécessaire pour enregistrer un nouvel employé dans le système réseau, puis faire les suivis et les préparatifs d'accueil (information sur le service, emploi du temps des premières semaines, etc.) nécessaires.
Apporter son concours dans le cadre des évaluations de rendement annuelles.
Imprimer les rapports financiers et les rapports de vente mensuels.
Préparer les notes de frais électroniques. Recouper tous les dépenses à l'aide du relevé de carte de crédit d'entreprise et des relevés Travelocity.
Assurer le suivi et la coordination des projets qui lui sont confiés.
Apporter son concours aux membres de l'équipe des XXX de l'extérieur de passage à Montréal.
Commander le matériel et les fournitures de bureau, les cartes professionnelles, etc. pour les membres de l'équipe des XXX.
Connaissances et compétences requises
1. Maîtrise des applications suivantes : Lotus Notes, Word, Excel et PowerPoint. Connaissances suffisantes d'Internet et de Travelocity pour faire des réservations de voyage
2. Bilinguisme (français et anglais, à l'écrit et à l'oral).
3. Dynamisme, sens poussé de l'organisation, capacité de travailler avec peu de supervision.
4. Capacité à prévoir les besoins et à prendre les mesures nécessaires pour régler les problèmes.
5. Capacité à prendre des décisions, solide jugement et discrétion.
6. Proactivité, esprit d'équipe, capacité d'entretenir de bonnes relations de travail avec le personnel de tous les échelons et avec des personnes-ressources externes.
7. Capacité à subir la pression avec grâce, à se centrer sur son travail et à respecter les échéances.
8. Haute conscience professionnelle et grand respect de la confidentialité.
9. Capacité de gérer efficacement des priorités concurrentes, d'entreprendre avec facilité de nombreuses tâches diverses, de faire face aux changements de priorité avec calme et souplesse, de façon organisée et efficace.
10. Souci du service à la clientèle.
Éducation
1. Diplôme collégial ou expérience de travail équivalente.
2. Au moins cinq ans d'expérience à un poste semblable de soutien à la direction.
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