| Description du poste : |
Notre client, entreprise pharmaceutique offrant d'excellents avantages sociaux, situé à Ville St-Laurent, est à la recherche d'une Adjointe admistrative pour aider le directeur des Communications internes et les directeurs associés des RH à organiser les activités quotidiennes qui nécessitent du soutien administratif.
Responsabilités particulières
1. établit le programme des réunions et réserve les salles de conférence au besoin à la demande du directeur et des directeurs associés des RH;
2. traite avec les fournisseurs de l’extérieur qui désirent s’entretenir avec le directeur des Communications internes ou les directeurs associés des RH;
3. effectue le tri du courrier entrant du directeur des Communications internes et des directeurs associés des RH et la préparation des réponses/ébauches appropriées au besoin;
4. prépare les présentations Power Point à la demande du directeur et des directeurs associés des RH;
5. aide le directeur des Communications internes et les directeurs associés des RH dans la préparation des documents ou des tâches administratives;
6. traduit des documents comme des lettres, notes de service et procédures (de l’anglais au français ou vice versa);
7. corrige divers documents en français et en anglais;
8. coordonne tous les préparatifs de voyage (hôtels/restaurants/billets d’avion);
9. crée et met à jour le système de classement propre aux Communications internes;
10. tient à jour le calendrier des vacances de tous les employés sous sa supervision au sein des Communications internes;
11. tient le procès-verbal des réunions au besoin;
12. aide à la préparation et au suivi du budget;
13. met à jour les renseignements liés aux Communications internes qui figurent sur le site intranet et le site Internet de la Société;
14. coordonne la distribution du bulletin de la compagnie
15. participe à la planification et au suivi des évaluations de rendement;
16. aide à la préparation de différentes réunions;
17. remplit les notes de frais du directeur et des directeurs associés des RH sur une base mensuelle;
18. assure le respect du programme du directeur et celui des directeurs associés des RH.
Exigences du poste
1. Très bonne connaissance de Lotus Notes, Excel, Windows et Power Point.
2. Cinq ans d’expérience dans le cadre d’un poste similaire (sous la supervision d’une personne de niveau hiérarchique supérieur dans l’entreprise).
3. Bilinguisme (parlé et écrit).
4. Souplesse et capacité d’adaptation devant les conditions changeantes du marché.
5. Capacité de travailler avec un minimum de supervision et en équipe.
6. Bon sens de l’organisation et capacité de travailler avec plusieurs directeurs à la fois.
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