| Description du poste : |
Notre cliente entreprise de renom située à Ville St-Laurent est à la recherche d'une Adjointe chevronnée pour assister le V.P. solution des partenaires détaillants. Ce poste offre une gamme complète d'avantages sociaux.
Description du poste
L'adjoint(e) administratif (ve) principale doit assister Ie vice-président dans I'organisation journalière des activités du service. Les fonctions incluent organiser un horaire chargé, coordonner I'information et être en contact avec toutes les personnes concernées. Il/elle prépare des présentations et met à jour des rapports et doit donc rechercher et valider I'information. De plus, il/elle agit en tant que lien entre Ie vice-président, les autres départements de la compagnie et les clients externes.
Responsabilités:
AGENDA/REUNIONS
1. Maintenir I'agenda du vice-président, planifier les rencontres et les lui rappeler;
2. Organiser les déplacements du vice-président (réservation d¿avion, hôtel,restaurant, automobile);
3. Organiser les réunions à I'extérieur: réservation de salles, repas, chambres, etc et s'assurer du suivi du budget de I'évènement.
4. Coordonner et organiser des réunions avec les représentants des fournisseurs;
5. Coordonner les réunions avec les directeurs du département, y participer, produire le compte rendu et faire les suivis nécessaires ;
6. Planifier et organiser les réunions trimestrielles du département.
SECRETARIAT
1. Participer à la préparation, la révision, la rédaction, la traduction si nécessaire, et la production de présentations ;
2. Rédaction et transmission de toute correspondance d'ordre général ou confidentiel pour Ie vice-président et, lorsque requis, pour les directeurs du département ;
3. Participer à I'élaboration et à la tenue des dossiers de projets courants du vice-président ;
4. Archiver les documents du bureau du vice-président. Classement de dossiers ;
5. Filtrage des appels et du courrier. Traitement des documents ou requêtes et rédaction de lettres ainsi que suivi de la correspondance.
6. Recherche d¿information sur Intemet (ex. cartes, adresses, informations relatives à nos fournisseurs, aux communications médiatiques, séminaires, etc.) ;
7. Valider et faire approuver des factures ;
8. Préparer les comptes de dépenses et les soumettre pour approbation ;
9. Achats des fournitures de bureau du vice-président
RAPPORTS ET COORDINATION D'ACTIVITES
1. Compléter et assurer la mise à jour des divers rapports de fin de période. Vérifier les dépenses du département et identifier les écarts ;
2. Lors de I'embauche de nouveaux employés, (vice-président, directeurs, adjoints administratifs) s'assurer que les requêtes soient faites en temps voulu pour: espace de travail, ordinateurs, cartes d'affaire, fournitures diverses, téléphone, cellulaire.
3. Organisation de l'orientation de l'employé ;
4. Participer à la gestion des horaires de travail (vacances, maladie...), et assurer la relève lors des absences ;
5. Déceler, analyser et résoudre des problèmes rapidement (répartition du travail en cas de surcharge, ...) ;
RELATIONS CLIENTS INTERNES/EXTERNES
1. Répondre aux questions et requêtes internes et externes ;
Exigences minimales
1. Aptitude à travailler sous un minimum de supervision ;
2. Aptitude à planifier, organiser, et contrôler les activités par priorités ;
3. Aptitude à travailler en collaboration avec une équipe de personnes et communiquer efficacement avec les clients internes et externes ;
4. Sens de I'urgence et capacité de travailler sous pression ;
5. Très bonne connaissance de suite Microsoft: Word, Excel, Powerpoint, Access, Lotus Notes ;
6. Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit ;
7. Minimum de cinq années d'expérience dans un poste similaire.
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